Tổng quan

Khóa học cung cấp cho học viên kiến thức và kỹ năng cần thiết trong công tác lập kế hoạch và quản trị dự án với Microsoft Project 2013

Để có thể nắm bắt đầy đủ nhất về phần mềm quản trị dự án, người dùng phải hiểu rõ các kỹ thuật quản trị dự án dựa trên các nguyên tắc ứng dụng của phần mềm. Khóa học này trình bày một cách đầy đủ các nguyên tắc và tính năng quản lý dự án trên phần mềm, dựa trên ngữ cảnh về cách thức quản trị viên dự án sẽ sử dụng. Học viên tham gia khóa học này sẽ nắm bắt những tính năng của phần mềm, và các khái niệm về quản trị dự án, giúp nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm hiệu quả.

Bài giảng sẽ bắt đầu với các khái niệm cơ bản và hướng dẫn học viên đi qua tất cả các tính năng cần thiết trong công tác lập kế hoạch, và quản lý các dự án, bao gồm cách thức phân bổ nguồn lực, theo dõi chi phí và lập lịch tiến độ…

Thời lượng

03 ngày

Điều kiện tiên quyết

Không có yêu cầu cụ thể về điều kiện tiên quyết để tham gia khóa học này. Tuy nhiên, học viên cần trang bị kiến thức nền tảng trong các khóa học tổng quan về quản trị dự án, như Nguyên lý Quản trị dự án (Principles of Project Management)

Mục tiêu khóa học

Sau khi hoàn tất khóa học này, học viên có thể:

-       Hiểu các nguyên tắc trong quản trị dự án và cách thức áp dụng với Microsoft Project.

-       Năm bắt cách thức tận dụng các lợi điểm trên giao diện mới của công cụ.

-       Tạo mới một Work Breakdown Structure (WBS)

-       Xác định các Task Relationship

-       Định nghĩa nguồn lực (Resource) trong Microsoft Project

-       Thực hiện các Work Package Estimates

-       Tạo mới một Initial Schedule

-       Tạo mới một Resource Leveled Schedule

-       Quản lý và theo dõi dự án bằng phần mềm

-       Định dạng và in ấn các báo cáo (Reports)

-       Tích hợp nhiều dự án

-       Thiết lập dự án với Calendar, Start Date, và các phương pháp lập lịch

-       Nắm bắt sự khác biệt giữa Manually Schedule và Auto Schedule

-       Quản lý đồng thời nhiều dự án

Nội dung khóa học

1. Giới thiệu tổng quan về Quản trị dự án và phần mềm Microsoft Project

• Tổng quan các khái niệm Quản trị dự án và cách thức áp dụng với Microsoft Project
• Giới thiệu giao diện Microsoft Project
• Tùy biến thanh công cụ Ribbon và Quick Access
• Thực thành với bảng nhập liệu
• Mô hình lập kế hoạch với 05 bước để xây dựng kế hoạch trên Microsoft Project

2. Tạo mới một kế hoạch dự án

*  Xây dựng kế hoạch dự án

• Các bước cần thực hiện để xây dựng kế hoạch dự án
• Định nghĩa lịch trình dự án, thiết lập ngày nghỉ và các ngoại lệ
• Khởi tại Work Breakdown Structure (WBS)
• Nhập liệu tác vụ và các tác vụ tổng hợp
• Phân công các tiêu chí hoàn thành
• Hiểu và xác định các mối quan hệ của tác vụ
• Làm việc với mối quan hệ phụ thuộc khác nhau của tác vụ
• Ước lượng và nhập liệu thời lượng tác vụ
• Nắm bắt và sử dụng chế độ Elapsed Duration
• Tùy chỉnh lịch dự án với các ngày cụ thể
• Tổ chức và định dạng WBS
• Làm việc với các mẫu WBS

*  Làm việc với nguồn lực trong dự án

• Định nghĩa các nguồn lực đơn thể được sử dụng trong dự án
• Ghi nhận các chi phí trong việc sử dụng mỗi loại nguồn lực
• Ghi nhận giới hạn và sự sẵn sàng của nguồn lực
• Phân bổ nguồn lực vào tác vụ
• Phân bổ các tác vụ vào nguồn lực sử dụng Team Planner View

*  Lập lịch dự án

• Các tùy chọn lập lịch
• Sử dụng chế độ lập lịch thủ công và tự động
• Làm việc với Network Diagram
• Khái niệm hóa và định nghĩa các Critical Path
• Lập lịch với chế độ Float
• Phân tích và quản lý lịch dự án
• Lập lịch với Team Planner

*  Thực hiện Dự toán dự án (Project Estimates)

• Nhập liệu các ước lượng thời gian và chi phí cho mỗi tác vụ
• Phân biệt các loại tác vụ và mô tả cách thức sử dụng phù hợp
• Mô tả mối quan hệ giữa Work, Units và Duration
• Mô tả cách thức lập lịch Effort Driven, dựa trên Work, Units và Duration

3. Điều khiển và tối ưu hóa kế hoạch dự án

*  Tối ưu các công việc (Fine tuning Tasks)

• Ứng dụng Deadline Date vào kế hoạch dự án
• Hiểu và sử dụng Milestones
• Hiểu và sử dụng Lag, Lead, và Delay
• Thiết lập, định vị và gỡ bỏ các  ràng buộc của tác vu 5
• Hiểu và sử dụng Inactive Task
• Hiểu và sử dụng Task Inspector
• Hiểu và sử dụng WBS Numbers

*  Tối ưu Lịch thực hiện dự án (Fine tuning Calendar)

• Thay đổi các tùy biến lịch mặc định
• Phân tích mối quan hệ giữa dự án, tác vụ và lịch phân bổ nguồn lực
• Phân bố lịch dự án phù hợp

*  Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực

• Quản lý phân bổ nguồn lực
• Định nghĩa các nguồn lực vượt phân bổ
• Phân cấp nguồn lực
• Các cách thức tùy chỉnh tác vụ và phân công để loại bỏ tình trạng vượt phân bổ
• Hiểu và áp dụng phương pháp Resource Delay đối với tác vụ

4. Thực thi dự án: Theo dõi và giám sát dự án

*  Chuẩn bị cho công tác theo dõi

• Đánh giá kế hoạch dự án
• Xem xét tổng thể chi phí và lịch trình dự án
• Xây dựng ngân sách
• Công bố Baseline của dự án

*  Cập nhật và theo dõi dự án

• Cập nhật kế hoạch dự án với dữ liệu theo dõi: Tracking Field Definitions
• Ghi nhận tiến độ dự án
• Cập nhật tình trạng tác vụ, chi phí và nguồn lực
• Xem xét thông tin tổng thể dự án

*  Thực hiện phân tích sự chênh lệch

• Đánh giá và hiển thị sự chênh lệch
• Phân tích các chênh lệch ảnh hưởng đến kế hoạch dự án
• Xây dựng các chỉ số tình trạng bằng đồ họa
• Phân tích hiệu năng dự án dựa trên phân tích giá trị thực (Earned Value Analysis)

5. Phân tích dữ liệu dự án và thực thi báo cáo

*  Xây dựng các báo cáo

• Thử nghiệm các loại báo cáo cơ bản và báo cáo động
• Thiết kế các báo cáo dựa trên các bảng chỉ số
• Tạo các mẫu báo cáo tương tác (Visual Report)
• Tự động hóa các tác vụ báo cáo bằng Macros

*  Tương tác với các ứng dụng khác

• Chia sẻ dữ liệu sử dụng Timeline View
• Tổng quan các tính năng cộng tác
• Sử dụng Import & Export Maps

6.    Quản lý dừng dự án (Project Schedule Interruptions)

• Phân chia tác vụ
• Tái lập lịch dự án

7.    Quản trị đồng thời nhiều dự án

• Tích hợp nhiều dự án
• Hợp nhất tập tin dự án
• Nắm bắt và sử dụng Resource Pools
• Sử dụng các nguồn lực chung xuyên suốt các dự án
• Liên kế các tác vụ giữa các dự án
• Tạo khung nhìn hợp nhất giữa các dự án
• So sánh, đối chiếu các dự án

8.    Chủ đề nâng cao

• Nắm bắt Global Template & Organizer
• Chia sẻ lịch dự án và các thành phần tự định nghĩa khác
• Cộng tác dự án:

+ Đồng bộ với Microsoft SharePoint

+ Project Server

• Giải pháp quản trị dự án toàn diện

9.    Tổng kết

Nội dung chương này cung cấp kiến thức tổng thể của các chuyên đề được trình bày trong khóa học.